6 tipů, jak používat techniku chytře a nenechat si od ní řídit život!

Technický pokrok opravdu nezná hranic. Během posledních několika let se do našich rukou i domovů, brašen i kanceláří tiše vkradla a dokonale je ovládla. Ano, řeč je hlavně o běžné pracovní technice jako jsou mobily, notebooky nebo tablety. Chápeme, že bez e-mailu v telefonu nebo navigace vždy po ruce už si kdekdo z nás nedokáže představit život. Ale využíváte tohle supertechnické zázemí opravdu efektivně? Nebo si od něj necháte diktovat, co během dne budete dělat, aniž byste pomysleli na to, co byste skutečně dělat chtěli a měli? Dáme vám pár tipů, jak využít techniku tak, aby vám pomohla zefektivnit práci a zároveň abyste se z jejích pout dokázali vymanit, když je třeba.

  1. Vytvořte si na počítači zvláštní uživatelský účet

Jestliže se vám na počítači míchají osobní a pracovní data, je čas je oddělit. Vytvořte si na svém domácím počítači samostatný uživatelský účet (profil) pro pracovní účely, což výrazně sníží riziko záměny, či pomíchání vašich interních dat a dokumentů s těmi pracovními. Mnohem snadněji také najdete pracovní soubory a aplikace vždy, když je právě potřebujete. Máte také možnost otevřít si několik ploch ve Windows 10, což je ideální nejen pro rozdělení osobních a pracovních věcí, ale i v případě, kdy pracujete pro vícero firem apod.

  1. Zbavte se spamu!

Obtěžují vás desítky emailů, které vám nabízí tisíce produktů ke koupi, aniž byste se o cokoli kohokoli žádali? Tihle nemilosrdní zloději času a kapacity vaší složky doručené pošty si nezaslouží vaši pozornost ani čas, který můžete být s kámošem na golfu nebo na tenise. Srovnejte si je do latě a nastavte si je do Spamové schránky. Možná zjistíte, že kromě těchhle emailů vám do schránky nic zásadního nechodí. Když vás kvůli tomu přepadne deprese, že vám nikdo nepíše a celý svět se na vás vykašlal, obvolejte bývalé spolužáky a vytáhněte je na pivko. Život bude stoprocentně růžovější. Minimálně do příštího rána.:) Ještě jeden tip: V Office 365 můžete použít automatické třídiče mailů a k tomu máte 1 TB kapacity na online úložišti OneDrive, kam můžete ukládat všechny vaše fotky, videa, či dokumenty, nebo si zálohovat všechny složky z počítače. Více o OneDrive ZDE.

  1. Používejte multifunkční zařízení

V tašce máte tablet, v kufříku noťas. Proč, když můžete mít jednu hračku na všechno? Stačí si pořídit multifunkční dotykové zařízení. Ty nejnovější kombinují výdrž a mobilitu. Nabízí možnost plnohodnotné práce na tabletu i notebooku. Některé mají funkci digitálního pera, díky kterému se ve chvilce promění displej ve skicák nebo poznámkový blok. Přenosná konstrukce, nastavitelná obrazovka i plnohodnotná klávesnice – to z těchto technických hraček dělá nejlepší zařízení i na cesty. Tady jsou 4 naše tipy, které vás nadchnou.

  1. Pracujte se šablonami

Hodiny trávíte vytvářením a vylepšováním tabulek, které nakonec šéf nejenže neocení, ale dost možná ani nepřečte? Buďte chytří a používejte vzory. Pokud vám to od přírody nejde, využijte práce, kterou profík už jednou udělal. Za vás. Office 365 nabízí takové šablony, že budete koukat a se samotným stylem vám ještě pomůže funkce PowerPoint Designer. Stačí jen jednoduše zadat text, vybrat šablonu a PowerPoint vám sám nabídne několik alternativ jak prezentaci vyšperkovat a dílo hodné obdivu je na světě bez větší námahy. Má to ještě další pozitiva. Office 365 pro domácnosti může využívat až pět členů domácnosti a mohou si ho nainstalovat na jakékoli zařízení, ať už jde o klasický počítač, notebook, ale i smartphone, tablet i Mac.

  1. Používejte online úložiště a synchronizaci…

…abyste měli důležité soubory vždy po ruce. Ve věku cloudu by se prostě nemělo stávat, abyste museli přerušit práci jenom proto, že se soubor potřebný k jejímu dokončení nachází na jiném počítači. Pokaždé, když zapínáte druhý PC a potřebný dokument posíláte e-mailem sami sobě, opět ztrácíte čas. A někdy i nervy. Abyste měli důležité soubory vždy po ruce, používejte online úložiště OneDrive s automatickou synchronizací, které tyto soubory zpřístupní z jakéhokoli počítače nebo zařízení s webovým prohlížečem, či nainstalovanou aplikací. Je předinstalovaný ve Windows 10 a funguje skvěle na všech zařízeních. Vaše soubory tak můžete prohlížet, editovat a sdílet na počítačích Windows nebo Mac a na zařízeních s operačním systémem Windows Mobile, Android a iOS.

  1. Pro lepší třídění informací

Další šikovná aplikace je např. Microsoft OneNote, kterou spustíte na téměř jakékoli platformě. Jedná se o poznámkový blok, který vám pomůže si přehledně uspořádat informace. Podle společnosti Microsoft slouží jako „externí rozšíření vašeho mozku“. Tato aplikace spolupracuje s dalšími programy jako je například Outlook.

Aplikace OneNote je vhodným nástrojem, pokud potřebujete:

  • přehledně uchovat důležité informace – a posléze je rychle najít
  • uspořádat informace – které nejdou zařadit do kalendáře, či odeslat emailem
  • shromažďovat poznámky – ze schůzek, přednášek, porad
  • tvořit nákupní seznamy – jednotlivé položky s políčkem pro zaškrtnutí
  • připravovat cestovní plány – výřez online mapy se zakreslenými body, či naskenované palubní vstupenky na jednom místě
  • spolupracovat – s přáteli, kolegy…

Stejně šikovná je i aplikace Office Lens. To je fakt bomba. Umí totiž ofocovat zápisy na tabuly i dokumenty a nasnímané obrázky pak pravoúhle vyrovnat a oříznout, vylepšit a udělat z nich vyhledatelný text. Umí také převádět obrázky do PDF a na Wordové a PowerPointové soubory. Můžete dokonce obrázky ukládat do OneNotu a na OneDrive. Je to, jako byste měli v kapse skener. Jednoduše si digitalizujete poznámky z tabulí. Nebudete už muset hledat důležité dokumenty ani vizitky. Můžete si rychle cokoli vyfotit s tím, že se na to budete chtít později podívat. Už se vám nestane, že byste ztratili stvrzenky, faktury nebo poznámky.

Závěrem

A až se na Štědrý den sejdete u vánočního stromku, zavřete veškerou techniku do pracovny a věnujte se vašim blízkým, různým chutím, hudbě a vůbec všemu „reálnému“ kolem vás. Takhle investovaný čas se vám jedině v dobrém vrátí. Na fotky a selfie od štědrovečerní večeře stejně nikdo není zvědavej. Ani na Facebooku. Kapra/řízky s bramborovým salátem máme doma všichni, ne?! Žijte, dokud je s kým a kde!

Autor: MČ

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT:

4 technologické novinky, které vás pod stromečkem určitě potěší!

5 technologií, které (z)mění svět!